大阪府河内長野市では、市が先行して同システムを活用する法人の協力を得て、事業所の啓発を図る研修会を開催するなど、現場と協働しながら普及に努めている。

　市内で幅広く介護サービスを展開する医療法人生登会は、特養や老健、居宅介護支援や通所などの各種居宅サービスで、のべ１５事業所がシステムに登録し、同市のシステム利用事業所の半数を占める。

　同法人は昨年５月に居宅介護支援からシステムを利用開始。「事務作業やパソコン作業でのヒューマンエラーが一定数発生してしまうこと、また若い人材を募る際にデジタル業務環境の整備も重要と考えた」と、同法人「てらもとケアプランセンター」管理者の土肥とも子さんは導入のきっかけを語る。


　ケアマネジャーは１２人在籍し、のべ５００件以上のケアプランを担当。計画書や提供票を共有するサービス事業所は１５０件以上あり、月末～月初には大量の帳票をＦＡＸなどでやりとりしてきた。「長年の間、時間と労力をかけてきた作業がデジタル化されれば、負担が大きく減らせると導入を決めた」と土肥さんは振り返る。

　同事業所では数人ずつ操作の習得を進め、現在半数のケアマネがシステムを使える。「初期設定や操作でわからないことは、国保中央会の問合せ窓口が丁寧に教えてくれる。３～４回ほど経験を積めば、だいたい慣れる」と土肥さん。

　各サービス事業所との間で、帳票を確認するタイミングや月途中でのプラン変更時の対応など、ルールを決めた上で活用。取材時点では１５事業所ほどとの連携に留まり、帳票数の多い訪問系サービスとの連携はなかったが、やりとりする紙の枚数は導入前よりも１割以上減ったという。

　「以前のように、原票を参照しながらチェックする必要がなく、身体が楽でほとんどミスも起こらない。毎月１０時間はかかっていた事務作業が、感覚的には２時間ほど削減された」と土肥さん。帳票だけでなくメッセージのやりとりもできるので、事務連絡も円滑になっている。


　「連携システムは、地域の事業所が一斉に導入しないとメリットが小さい。当市はケアマネジャーの横のつながりが強いので、市内ケアマネによる会議体など各所で、日頃から情報共有を図っている」と市介護保険課給付係の田中さやか係長。

　同市では、府の協力のもと、昨年１１月に市内の事業所を対象とした研修会を開催、ケアマネを中心に約５０人が参加した。

　大阪介護支援専門員協会の推挙もあり、講師には土肥さんを招き、現場目線で実際の操作感や活用メリットなどを伝えてもらった。

　その後利用登録は増えてはいるが、市内３７カ所ある居宅介護支援事業所のうち、現状４事業所の利用に留まる。

　メリットは理解できても、ＰＣ操作への苦手感なども障壁だ。「導入に二の足を踏む事業所では、『クラウド』や『ｃｓｖ』といった用語だけで敬遠される場合もある」と土肥さん。

　またシステムの操作を試す機会がほとんどないのも課題の一つ。「操作自体は慣れれば意外と簡単。ケアマネ同士の距離感の近さを活かし、事業所へ出向いて、ダミーデータでシステムを一緒に体感してもらうことなどもできれば」と土肥さんは話す。

　市では今後、導入事業所の協力も得ながら、市内各事業所へのシステムの啓発を図り、地域全体での業務改善へ向け支援を続けていく。

（シルバー産業新聞２０２５年３月１０日号・一部編集）