ゆうらいふ居宅介護支援事業所の職員は、ケアマネジャー11人と事務員１人。相談件数が年々増加する中、月初に集中する実績入力や給付管理などの事務作業がケアマネジャーの本来業務を圧迫し、大きな負担となっていた。

　そこで「とにかく一度やってみよう」という前向きな判断のもと、２０２３年７月にケアプランデータ連携システム（以下、ＣＰＤ連携システム）を導入した。

　まずは、業務効率化を担当する職員２人が、動画で操作方法を確認。①介護ソフトで作成した提供票をＣＳＶファイルで出力②システムにドラッグ＆ドロップして送信――という流れから、特別なＩＴスキルは不要と判断した。

　最初の連携先に選んだのは、居宅同様に担当件数が多く、ＩＣＴ環境も整っていた福祉用具貸与事業所。数カ月は紙媒体も併用し、誤りがないかを丁寧に確認しながら運用を進めた。

　システム上で取り込んだ利用票は自動で反映されるため、実績入力は事務員に一任し、ケアマネジャーは最終確認に専念するタスクシフトが実現した。

　現在、同事業所がケアプランをやり取りする介護サービス事業所１１１カ所のうち、約４割がＣＰＤ連携システムを導入。連携先の拡大に伴い、ひと月あたりの実績入力時間は１８時間から７・２時間に短縮、用紙や郵送にかかる費用は年間約６万円削減された。

　また転記作業の削減により、返戻件数は導入当初の７４件から約４５％減少。ケアマネジャーの秀熊有里さんは「実績入力で感じていた精神的・時間的な負担が軽減され、利用者と向き合うことに余裕が生まれた」と話す。

　同法人のサービス事業所からも、ＣＰＤ連携システム導入を評価する声があがっている。

　ゆうらいふヘルパーステーションでは以前、市内外のケアマネ事業所を回って実績を手渡す業務に半日～丸一日を要していた。現在、システムを導入しているケアマネ事業所は全体の約４割にとどまるが、実績提出にかかる時間は約２時間まで短縮。訪問介護の複雑なサービスコードの転記ミスも減り、返戻件数の抑制につながっている。

　リハビリサポートすいれん（通所介護）の管理者・武田美津子さんは「月初の限られた時間で、多くのケアマネ事業所に実績を届けなければならないプレッシャーから解放された」と、心理的なゆとりが生まれたと話す。

厚生労働省によると、ＣＰＤ連携システムを複数事業所で導入している自治体の割合は、昨年９月時点で７・４％にとどまる。

　システム活用に手ごたえを感じた同事業所は、導入５カ月後に、地域のサービス事業所向けの説明会を主催。18事業所が参加したが、「上層部の許可が下りない」「サービス事業所へのメリットが見えにくい」などの理由から、導入にはいたらなかった。

　ケアマネジャーの山瀬芳樹さんは「小規模事業所にとっては、初期設定が心理的なハードルになる。導入事業所が増えるほど利便性が高まるシステムだからこそ、行政が旗振り役となって地域全体で導入を後押しする仕組みが必要」と指摘する。

　同法人では、ＣＰＤ連携システム導入をきっかけに、音声入力による会議録作成やＡＩケアプラン作成の試行などＩＣＴ活用の幅も広がっている。「ＣＰＤ連携システムを使ったことで、職員のＩＣＴに対する抵抗感が薄れ、他のデジタル活用にも前向きな空気が生まれた」（山瀬さん）。