キントーンは業務のシステム化や効率化を実現するアプリを作れるクラウドサービス。あんしん村では▽カレンダー▽シフト表▽利用者台帳▽支援経過▽ケアプラン▽ケア記録――をはじめ数多くのアプリを搭載し、請求を除くほぼ全ての業務をここで管理する。ＬＩＦＥにも対応している。

　「単一サービスだと既存の介護ソフトでも十分対応できます。複数サービスを運営するからこそ、事業所間、担当者間の情報伝達の工数を徹底して減らしたかった」と説明する林代表は元システムエンジニア。これらアプリを自ら作り込んできた。「職人技を必要としない単純作業のみを抽出すること。何から何まで自動化・ペーパーレス化しようとすると失敗します」とＩＴ化のポイント語る。

　これまでワードで作成していた利用者台帳は、キントーン内でフェイスシートや支援経過などと紐づけ。福井市がＰＤＦでのみ提供する介護保険申請書のフォーマットも組み込み、手書きを減らす。薬情や介護保険証、負担割合証は写真データを保存しチェックを入れると、支援経過に自動で記録される。

　各サービスの利用予定はカレンダーアプリで一括管理。食事提供が発生する有料老人ホーム（入居、短期利用）、通所介護の予定・職員の食数から施設全体で必要な食数（食形態含む）を毎週金曜に自動集計する。

　また、居宅介護支援と訪問介護との連携では、ケアプランの第１表（支援の方針、利用者・家族の意向など）、第２表（生活全般の課題、目標、サービス内容）がそのまま訪問介護計画書や通所介護計画書にコピー＆ペーストできる仕様。訪問介護の実績を入力すると、月単位のモニタリングに自動反映される。

　医療連携では、全利用者の主治医医療機関、施設の協力医療機関をマスタ登録。協力機関への情報提供書や、ケアマネジャーの入院時情報提供書などを作成する際は、利用者情報からの紐づけで医療機関データを呼び出せるので、手間が減っている。

　一定期間のバイタルデータの推移、毎月のサービス利用実績の一覧なども数クリックで集計できるようになったことも、現場から好評。現在はこれらの記録をチャットＧＰＴにかけ、要約の精度を検証中とのことだ。

　「電話メモ」は、問合せ内容を入力し、そのまま支援経過に送ることができるアプリ。これにより、電話対応時の紙メモ・付箋を原則禁止とした。

　一方で、紙との併存も。申し送りノートやデイの連絡帳は、紙ゆえの良さや電子カルテを見られないパート職員らに配慮し、アプリでの入力内容をラベルプリンタで出力、ノートに貼ることで手書きを削減する。

　キントーン導入後は転記・集計作業、紙の使用が大幅に削減。勤務シフトからの出勤簿自動作成機能は、これまで事務員が丸２日かかっていた出勤簿計算を半日に短縮させた。これらを合わせると、作業時間の短縮は時給換算で月２０万円のコスト削減に至る。「キントーンのランニングコストは年１２０万円（月１０万円）。メリットは十分出ています」（林代表）。

　２年前には「ＩＴ支援室」を立上げ、他事業所からのＩＴ化の相談、支援も手がける。林代表のほかに元システムエンジニアの看護師もいる。普段はコワーキングスペースとして異業種に開放し、ＩＴ教室などをスポットで開催する。

　「最初はＩＴ『介護』支援室でしたが、やっていくうちに介護業界だけの課題ではないと気づき、名称を変えました」と林代表。業界を超えたビジネスマッチングの機会も増えている。キントーンに興味を持つ福祉事業所も見学に来るなど支援室を通じて伴走支援を行う。

　デジタルツールを活用した先進的なワークスタイル変革を実践する企業・団体を表彰する「全国ワークスタイル変革大賞」で昨年、福井県知事賞を受賞し全国大会で「ノーコード推進協会賞」を受賞。職員が本来業務に注力できる環境を構築した点などが、働き方改革の好例として評価された。

（シルバー産業新聞２０２５年３月１０日号）