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福祉用具レンタル事業所の業務効率化 淳風きたじょう 「ケアレンツ」で発注・実績報告・請求を一元化
福祉用具淳風きたじょう（大阪府豊中市、橋野所長）は、卸業者への発注やケアマネジャー向けの帳票作成、利用者への請求業務などを効率化するため、ハイテックシステムズの福祉用具貸与・販売事業所向け介護ソフト「ケアレンツ」を導入した。補助金を活用して導入費用の負担を抑え、事務負担軽減に向けた本格運用を始めている。
同事業所では、国保連請求を中心に、卸業者への発注、ケアマネジャーへの実績報告、利用者への請求書・領収書の発行などを日常的に行う。自社在庫を持たず、卸業者に福祉用具の納品・引き上げを依頼する外部委託型の運営で、営業担当が利用者宅で用具を選定し、事務担当が発注や連絡を進めてきた。
発注・帳票作成で重複入力が負担に
ケアレンツ導入前の課題は、こうした一連の業務が十分に連動していなかったことだ。従来のソフトは請求処理には対応していたが、卸業者への発注書やケアマネジャー向けの帳票は、Ｅｘｃｅｌのテンプレートに用具情報を貼り付け、業者別・連絡先別に作成する必要があった。用具の追加、デモ品の変更、不要品の削除などが発生するたびに、同じ情報を複数の書式に転記する手間があった。
補助金活用で導入後押し クラウド型で災害時にも業務継続
こうした中、同ソフトの導入を後押ししたのが介護テクノロジー補助金だった。「業務の一元化に加え、クラウド型である点も魅力だった。災害時などに事業所のパソコンが使えなくなった場合でも業務を継続できる。一方で、導入費用は１００万円規模となり、補助金がなければ導入は難しかった」と、同事業所の福祉用具専門相談員の谷口さんは話す。
ＴＡＩＳコードも実績表に反映 ケアマネへの情報提供を効率化
ケアレンツ導入後は、利用者ごとに商品を登録すれば、卸業者への発注書作成や、納品結果のケアマネジャーへの連絡も、転記を伴わず一連の流れで行えるように。「近年、ケアマネジャー側からＴＡＩＳコードの記載を求められるケースが増えている。商品名と同時にＴＡＩＳコードも登録され、実績表にも反映されるため、ケアマネジャーへの情報提供がしやすくなった」と谷口さんは話す。月末には、登録データをもとに実績を作成し、ＦＡＸやケアプランデータ連携システムなど、相手先に応じた方法で共有している。
外出先入力は今後の課題 営業現場の運用に合わせ活用へ
一方で、タブレットなどを使った外出先での入力機能は、現時点では活用できていない。営業担当は日々の電話対応や納品調整に追われ、訪問先で入力作業を行う時間を確保しにくい。「事務側から見れば、外出先で入力してもらえると助かるが、営業現場では電話で事務所に連絡した方が早い場面も多い。ＩＣＴ活用の効果は、システムの機能だけでなく、営業スタイルや人員体制にも左右される」と谷口さんは話す。
