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メグラス 社内連絡を全て「LINE WORKS」に

メグラス 社内連絡を全て「LINE WORKS」に

 名古屋市を拠点に有料老人ホームを展開するメグラス(名古屋市、飛田拓哉社長)では、社内の情報共有にビジネスチャットを活用している。スマホを用いた場所や時間を問わない利便性が、介護現場でのスムーズな連携を推進している。

場所・時間を選ばない利便性、介護現場にフィット

 同社が利用する「LINEWORKS(ラインワークス)」(ワークスモバイルジャパン提供)は、メッセージアプリ「LINE」の使用感を踏襲したビジネス版で、導入企業は20万社を超える。

 メグラスでは一昨年に導入。システムグループ部の加藤俊太朗さんは導入により、「社内のコミュニケーションの量と質がともに大きく変わりました」と強調する。それまで社内連絡はメールが主だったが、せわしなく動く現場の職員が、こまめにパソコンに向かってメールチェックするのは負担が大きい。加藤さんも「自分が介護職だった頃を振り返っても、手元のスマホで情報のやり取りができればと感じていました」と話す。

 プライベート用途のチャットツールで連絡を取り合う職員もいたが、セキュリティ面での不安を抱えるうえ、業務へ個人のアカウントを使うことに抵抗感を示す職員もいる。そこで、社内共用のチャットツールとして「ラインワークス」の導入を決め、全職員200人分のアカウントを取得した。ツールの選定について、「いわゆる『BYOD(Bring Your Own Device)』での導入だったため、しっかりと管理者が管理できることが大前提でした」と加藤さん。BYODは私用端末を業務利用することをいい、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」では「管理者以外による設定の変更を技術的あるいは運用管理上、禁止できない限り、BYODは行えない」とされている。ラインワークスは、管理者が端末やアプリを管理可能なMDMと呼ばれるシステムが搭載されている。
手元のスマホでどこにいても情報を随時共有できる

手元のスマホでどこにいても情報を随時共有できる

多彩な活用法 コロナ禍でも

 メグラスでは現在、利用者ごとの申し送りやスケジュール、会議録の確認、本部からの連絡、社内アンケートなど、さまざまなシーンでラインワークスを利用している。情報発信や確認が、場所や時間を選ばずできるようになったことで、それぞれコミュニケーションのスピードや質が上がったという。新しいツールであるにも関わらず、浸透が早かったのは「職員も使い慣れているLINEと同じような画面や操作方法という点が大きいです」(加藤さん)。夜勤の看護職員が、夜勤帯に看護職がいない他施設の状況を確認するなど、現場発の活用法も生まれてきているという。
利用者の引継ぎ事項などをはじめ、さまざまなシーンでLINE WORKSを活用する

利用者の引継ぎ事項などをはじめ、さまざまなシーンでLINE WORKSを活用する

コロナ禍での対応も本部から全職員へ発信

コロナ禍での対応も本部から全職員へ発信

 新型コロナウイルスの対応でも活躍している。「当社では感染対策のため、県とは別に独自の基準を設けています。全4段階で、ステージ2以上になると面会を制限するなどといったイメージ。今はどのステージで、どういう対策が必要かを同時に発信・共有できるのも強みですね」と同社コーポレートディレクショングループ部の浅井有希子さん。職員の一人が感染した際は、保健所との連携やPCR検査実施といった現状を随時発信。全職員がタイムリーに状況を把握することで大きな混乱を防ぐことに繋がった。「感染報告に対して、『迅速な報告をありがとうございます。よく言ってくれました』という社長の返信をみて、職員に対する会社の姿勢が伝わってきて嬉しかったです」(浅井さん)。

 同社は、ワークスモバイルジャパンによる介護事業者向けのICT活用セミナーに登壇予定。導入などに関する問合せは、ワークスモバイルジャパン(☎03・4316・2996)まで。

(シルバー産業新聞2021年4月10日号)

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